Privacy
Hoe gaat de school (SOZKO) om met persoonsgegevens
Deze privacyverklaring is een samenvatting van het beleid en regels (privacyreglement) van Stichting SOZKO voor het veilig en verantwoord omgaan met persoonsgegevens.
De school verwerkt persoonsgegevens en maakt onderdeel uit van SOZKO.
Deze privacyverklaring geldt voor de volgende scholen die onderdeel zijn van SOZKO:
- Basisschool Joannes XXIII
- Jenaplanschool Cleophas
- Basisschool De Beiaard
SOZKO verwerkt van al haar leerlingen persoonsgegevens. SOZKO vindt een goede omgang met persoonsgegevens van groot belang en is zich bewust van de privacywetgeving, zoals de AVG, de Uitvoeringswet AVG en specifieke onderwijswetgeving. SOZKO is verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens van uw kind. Wij gebruiken uw gegevens en de gegevens van onze leerlingen uitsluitend om onderwijs te kunnen verzorgen en om aan onze wettelijke en contractuele verplichtingen te kunnen voldoen. Indien u gegevens invult op onze website gebruiken wij uw gegevens om contact met u op te nemen.
In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen en gebruiken, met welk doel wij dit doen en hoe wij ervoor zorgen dat deze persoonsgegevens goed zijn beveiligd.
Contactgegevens Basisschool Joannes XXIII:
Bezoekadres:
Neckardreef 115
3562 CM Utrecht
Postbus 9057
3506 GB Utrecht
Contactgegevens SOZKO
SOZKO
Teun de Jagersdreef 1C
3561 JK Utrecht
Verwerkingsverantwoordelijke
Bestuur SOZKO
Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming
Paul Deguelle, Externe FG
Contactgegevens Privacy Officer (Privacy contactpersoon)
Marion Wiendels, Bestuurder
Waarom verwerken wij gegevens van uw kind
SOZKO verwerkt persoonsgegevens van uw kind om onze verplichtingen als onderwijsinstelling te kunnen nakomen. Zo hebben wij bijvoorbeeld de gegevens nodig om uw kind aan te melden als leerling op onze school, om de studievoortgang bij te houden en om uw kind in staat te stellen naar een opvolgende school te gaan. Daarnaast hebben wij de wettelijke verplichting om bepaalde gegevens door te sturen naar andere partijen, zoals DUO (ministerie van Onderwijs) en leerplicht.
Wij verwerken gegevens van uw kind voor het uitvoeren van de onderwijsovereenkomst die we met u(w kind) hebben en/of voor het nakomen van onze wettelijke verplichtingen.
Deze wettelijke verplichtingen vloeien voort uit de onderwijs wet- en regelgeving, zoals de Wet op het primair onderwijs. Ook kunnen gegevens verwerkt worden indien SOZKO en/of een derde hier een gerechtvaardigd belang bij hebben. U moet hierbij denken aan de beveiliging van eigendommen en een veilige schoolomgeving.
Gegevens die hier niet aan voldoen zullen wij alleen met uw toestemming verwerken. Als voor het verwerken van gegevens toestemming wordt gevraagd zoals voor het gebruik van beeld- en / of geluidmateriaal (foto’s en video’s) dan kunt u de toestemming op elk moment intrekken of alsnog geven. (Wijziging van toestemming is niet van toepassing op inmiddels gepubliceerd beeldmateriaal). Persoonsgegevens worden alleen gebruikt wanneer dit noodzakelijk is en uitsluitend door de functionarissen die noodzakelijkerwijs toegang meten hebben tot de gegevens.
Voor informatie kunt u altijd direct contact opnemen met de directeur van de school. Basisschool Joannes XXIII biedt tevens de optie om via een invulformulier op de website contact op te nemen. Wij verwerken uw persoonsgegevens en uw bericht alleen om uw vraag te kunnen beantwoorden. Uw gegevens worden direct na afhandeling verwijderd.
Welke gegevens verwerken wij van uw kind
Wij verwerken diverse soorten gegevens, waarvan wij de meeste gegevens rechtstreeks van u als ouders hebben gekregen. U kunt hierbij denken aan contactgegevens en geboorteplaats. Als u weigert de voor ons noodzakelijke gegevens te verstrekken, kunnen wij onze verplichtingen niet nakomen. De verstrekking van deze gegevens is dan ook een voorwaarde om uw kind in te kunnen schrijven bij de school die onderdeel is van SOZKO.
Welke persoonsgegevens wij van uw kind verwerken kun u terugvinden onderaan deze toelichting bij Categorieën van persoonsgegevens.
Daarnaast kunnen wij medische gegevens verwerken in het kader van onze zorgplicht. Deze persoonsgegevens mag de school uitwisselen met het samenwerkingsverband. De wettelijke grondslag is hiervoor bepaald in artikel 30 lid 2 sub a van de Uitvoeringswet AVG, artikel 18a van de Wet op het primair onderwijs.
Tevens verwerken wij gevoelige persoonsgegevens. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om persoonsgegevens die snel inbreuk kunnen maken op de persoonlijke levenssfeer, zoals leerresultaten omdat daar conclusies aan kunnen worden verbonden met gevolgen voor het latere maatschappelijke leven. Of het gaat om grote verzamelingen van informatie van (zeer) jonge kinderen, gegevens over (problematische) gezinssituatie, gezondheid of zelfs mishandeling.
Deze (bijzondere) persoonsgegevens zullen extra goed beschermd worden. SOZKO heeft hiervoor een proces voor de logische toegangsbeveiliging en autoriseert alleen medewerkers die deze gegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun functie. Tevens is de toegang extra beveiligd met een Multi factor authenticatie en is een geheimhoudingsplicht van toepassing.
Op uw eigen verzoek en met uw uitdrukkelijke toestemming verwerken wij ook aanvullende medische gegevens van uw kind. Dit beperkt zich enkel tot gegevens die nodig zijn om in noodgevallen goed te kunnen handelen. U kunt bijvoorbeeld doorgeven dat uw kind epilepsie heeft, zodat wij adequaat kunnen optreden in noodsituaties. SOZKO zal u nooit dwingen dergelijke gegevens te overleggen.
Hoe gaan wij om met de gegevens van uw kind
Bij het verwerken van de gegevens gaan wij altijd uit van noodzakelijkheid. Dit betekent dat wij niet meer gegevens zullen verwerken dan noodzakelijk is om onze rechten en plichten als onderwijsinstelling na te komen. Dit betekent ook dat de gegevens niet zullen gebruiken voor andere doeleinden dan wij in deze verklaring noemen.
In een aantal gevallen zijn wij, zoals eerder aangegeven, verplicht om gegevens van uw kind te delen met andere organisaties. Dit zijn onder andere DUO, leerplicht, de onderwijsinspectie, GGD/schoolarts, samenwerkingsverband en de accountant.
Wij kunnen commerciële derde partijen verzoeken om te ondersteunen bij het verwerken van de gegevens voor de eerder genoemde doeleinden. Denk hierbij aan applicaties om leerlingen in de les te ondersteunen, een administratie systeem waarbij de gegevens niet op ons eigen netwerk worden opgeslagen, maar bij een andere organisatie of een lesroosterprogramma. Dit gebeurt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van SOZKO. Met deze organisaties sluiten we overeenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke gegevens er verwerkt worden en hoe deze gegevens beveiligd worden (dit heet een Verwerkersovereenkomst).
Wij zullen de gegevens van uw kind niet delen met commerciële derde partijen voor andere doeleinden. Ook zullen wij de gegevens van uw kind nooit verkopen of verhuren aan derde partijen.
De persoonsgegevens worden zoveel mogelijk gecodeerd bewaard en alleen die medewerkers kunnen bij de gegevens, die dat ook voor de uitvoering van hun werk nodig hebben. Daarnaast bewaren wij de gegevens niet langer dan noodzakelijk is. Wij hanteren hiervoor verschillende bewaartermijnen die wettelijk geregeld en vastgesteld zijn. De bewaartermijnen zijn voor SOZKO in beeld gebracht en samenvattend zijn de volgende termijnen van toepassing: Het leerlingdossier wordt tot twee (2) jaar bewaard nadat het onderwijs aan de leerling is beëindigd. Het onderwijskundig rapport (OKR) vijf (5) jaar. Gegevens omtrent de leerlingenadministratie, waaronder inbegrepen absentie, in- en uitschrijving worden vijf (5) jaar bewaard. De Adresgegevens van (oud)leerlingen mogen onbeperkt worden bewaard voor het onderhouden van contacten met de ex-leerlingen voor bijvoorbeeld reunies. Als u er belangstelling voor heeft, kunnen wij u een overzicht hiervan geven.
Welke rechten hebben ouders van leerlingen jonger dan 16 jaar
Als ouders heeft u een aantal rechten als het gaat om persoonsgegevens van uw kind. Deze rechten zijn in de wet vastgelegd. Ouders kunnen op elk moment gebruik maken van deze rechten. Dit betekent bijvoorbeeld dat u altijd een verzoek kunt indienen om inzage te krijgen in de gegevens die wij van uw kind verwerken.
Daarnaast kunt u ook een verzoek indienen om gegevens te rectificeren, te beperken of helemaal te wissen uit de systemen van SOZKO. U heeft altijd het recht om onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren. Wij zullen er vervolgens voor zorgen dat deze gegevens ook bij organisaties waarmee wij deze gegevens van uw kind delen en/of uitwisselen worden aangepast.
Als u ons verzoekt om gegevens van uw kind te beperken of te wissen, zullen wij toetsen of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke voorschriften en kijken wij bijvoorbeeld of wij geen wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren.
Tevens heeft u het recht om te vragen om de gegevens, die wij van uw kind verwerken en wij van u hebben ontvangen, aan u over te dragen of op uw verzoek aan een andere organisatie over te dragen.
SOZKO zal geen besluiten nemen over uw kind, die alleen gebaseerd zijn op geautomatiseerde verwerking van gegevens (profilering). Beslissingen worden nooit zonder menselijke tussenkomst genomen.
Wanneer u van een van uw rechten gebruik maakt, zal de school binnen één maand beoordelen of uw verzoek rechtmatig is en indien dit zo is, ook binnen die termijn handelen.
Wilt u gebruik maken van (een van) deze rechten of heb je vragen over hoe wij omgaan met privacy en persoonsgegevens, dan kan je altijd contact opnemen met de directeur van de school of de Privacy Officer via bestuur@sozko.nl.
Als u het niet eens bent met hoe wij omgaan met de gegevens van uw kind, dan kunt u altijd opheldering vragen bij onze Functionaris voor Gegevensbescherming via fg@bestuur-sozko.nl. Indien uw probleem volgens u niet goed wordt opgelost, dan kunt u dat melden bij Autoriteit voor de Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Meer informatie over hoe SOZKO omgaat met privacy en uw rechten kunt u vinden in het Privacyreglement op www.wijzijnsozko.nl.
Opsomming van de categorieën van persoonsgegevens
Om u een zo goed mogelijk inzicht te geven in de categorieën van persoonsgegevens die door de scholen worden verwerkt geven wij in het privacyreglement een opsomming hiervan.
Cookies
Op de website www.wijzijnsozko.nl maken we alleen gebruik van functionele cookies. Deze cookies zijn essentieel voor de technische werking van onze website en vereisen geen toestemming. Wij maken geen gebruik van analytische of marketing/tracking cookies.
Aanpassen privacyverklaring
Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Op deze website plaatsen wij eventuele herziene versies. Als een herziene versie wordt geplaatst zorgen wij voor een duidelijke melding hiervan met informatie over de belangrijkste wijzigingen. Tevens geven wij aan wanneer de verklaring voor het laatst is gewijzigd.
Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op: februari 2024.
Klik hier voor het Privacyreglement Sozko
Document: Privacyverklaring
Auteur: PrivacyTeam B.V.
Eigenaar: Bestuur Stichting SOZKO
Beheerder: Stichting SOZKO
STATUS: DATUM
Vastgesteld door Bestuur
Instemming GMR
Concept of Definitief: Definitief
Revisiedatum: Februari 2026